Verwaltung – so einfach wie Online-Banking

Die Stadt Jena besitzt eine eigene IT-Strategie-Abteilung. Das entsprechende Team dazu nahm 2013 seine Tätigkeit auf und arbeitet seitdem unter anderem an den Themen Bürgerservice-Portal, Open Data, Kollaborationsplattform, Bürger-Beteiligung sowie Barrierefreiheit.

Digitale Verwaltungsprozesse sind eng verbunden mit einer höheren Lebensqualität für die Bürgerinnen und Bürger, da sich durch sie administrative Bürgerangelegenheiten schneller und komfortabler erledigen lassen. So wurden in Jena bereits viele Service-Angebote des Bürgerbüros digitalisiert. Die Bürger können wichtige administrative Verfahren online aufrufen, sich über nötige Unterlagen informieren, online Termine vereinbaren sowie über das Internet Formulare einreichen. Ein eGovernment-Portal, ein digitales Bauübersichtsportal sowie ein Kita Portal, über das künftig Plätze online vergeben werden können, sind bereits beauftragt.

Jena ist Heimat vieler ausländischer Bürgerinnen und Bürger. Einwanderer, Flüchtlinge, ausländische Wissenschaftler und andere fanden in der Saalestadt eine neue Heimat. Um ihnen die Orientierung im typisch deutschen Verwaltungsdschungel zu erleichtern, wurde das Portal „Neu in Jena“ ins Leben gerufen. Auf dem Portal erhalten die Neuankömmlinge eine Übersicht über alle Behördengänge, die in der Anfangszeit zu erledigen sind. Zudem finden sich hier umfassende Informationen zu den Bereichen Wohnen, Kultur, Gesundheit, Bildung und vieles mehr.

Die Online-Services werden zukünftig auf dem Bürger- und Unternehmensserviceportal ausgebaut werden. Das Portal wird perspektivisch neben Behördengängen auch eine Vielzahl an Unternehmensservices zur Verfügung stellen. Dadurch wird den Bürgerinnen und Bürgern eine einfachere und komfortablere Lösung angeboten, ihre administrativen Angelegenheiten bequem über ihr Smart Device zu erledigen.

Zudem wird das eGovernment-Konzept erweitert werden, um die Kommunikation zwischen den Bürgern und der Behörde zu vereinfachen. Für die Bürgerinnen und Bürger entfallen damit oft zeitaufwändige Wege. Gleichzeitig werden in den Behörden durch neue technische Möglichkeiten viele Abläufe vereinfacht und automatisiert, sodass mehr Kapazitäten für Sonderfälle zur Verfügung stehen. Zudem lässt sich durch die zunehmende Bereitstellung von Online-Services die Transparenz der Behörde erhöhen, da einzelne Bearbeitungsschritte oder Informationswege für den Bürger besser erkennbar werden. Dadurch, dass Informationen leichter zugänglich sind, wird der politische Willensbildungsprozess unterstützt und eine intensivere Teilhabe erreicht, beispielsweise bei Online-Wahlen oder Online-Votings zur Stadtentwicklung.

Um alle administrativen Vorgänge einer Person zu bündeln, ist es geplant, ein permanentes Bürgerkonto auf dem Bürger- und Unternehmensserviceportal einzurichten. Auf diesem können Bürgerinnen und Bürger alle wichtigen Unterlagen wie Geburtsurkunde, biometrische Lichtbilder, Mietverträge oder ihren Fahrzeugzulassungsbrief hochladen. Zudem lassen sich innerhalb des Kontos die administrativen Vorgänge besser koordinieren. Die Authentifizierung erfolgt mittels neuen Personalausweises (nPA). Das Verfahren wird dabei den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen, um den sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Um die Behördengänge wie die Beantragung eines Personalausweises, eines Nummernschildes oder eines Reisepasses auch online abschließen zu können, wird eine Online-Bezahlfunktion eingeführt.

Um sich in den Verwaltungsvorgängen leichter zurechtzufinden, wird es perspektivisch digitale Assistenten in Form von Bots geben. Beim Öffnen der Online-Services auf dem Bürgerportal bietet der Assistent umgehend per Push-Nachricht seine Hilfe an und unterstützt die Nutzer bei der Navigation durch die einzelnen Behörden sowie bei der Erledigung von Verwaltungsvorgängen.

Das Kita Portal wird neben der Online-Vergabe von Kitaplätzen weitere Aufgaben erledigen. So werden über dieses auch Essenspläne eingesehen, aktuelle Informationen zu Krankheiten in der Einrichtung abgerufen sowie die monatlichen Kita-Gebühren bequem über Online-Payment bezahlt.

Bisher nutzen die Verwaltungsbehörden in Jena die klassische Form des Intranets, um ihre innerbetrieblichen Informationsströme zu organisieren und damit betriebliche Abläufe innerhalb der Verwaltung zu optimieren. In naher Zukunft wird das Intranet durch eine Corporate Social Media Plattform ersetzt. Mithilfe dieser Plattform wird die interne Verwaltungskommunikation effektiver abgewickelt . Übergreifende Kommunikation mit Ausschüssen, Fachgremien und in Projektgruppen wird ermöglicht. Zudem fördert die Plattform den Wissenstransfer und den sozialen Austausch unter den Mitarbeitern.