Die Umsetzung der vielen digitalen Teilprojekte in kürzester Zeit erfordert ein leistungsfähiges Projektmanagement. Feste und flexible Strukturen greifen dabei nahtlos ineinander. Zur Steuerung der digitalen Kernprozesse wird es ein festes Core-Team geben, bestehend aus einem Projektleiter mit Assistenz, welches eng mit dem verantwortlichen City Manager zusammenarbeitet.
Innerhalb der Bewerbungsphase hat sich bereits ein erweitertes Projektteam bewährt. Diesem werden Verantwortliche für die einzelnen Ressorts der Stadt und der Jenaer Eigenbetriebe, Vertreter der Stadtwerke Gruppe im Bereich Energie und Nahverkehr sowie die Wirtschaftsförderungsgesellschaft angehören. Der Verwaltungsvorstand wird im Rahmen der Umsetzung die Aufgaben eines Lenkungsgremiums übernehmen.
Das Projektteam wird zusätzlich durch ein Contract Management ergänzt. Dieses schafft den rechtlichen Rahmen und überwacht die Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Projektbeteiligten. Das Contract Management wird durch Mitarbeiter des Rechtsamts der Stadt Jena besetzt.
Wie in der Bewerbungsphase praktiziert, wird das Projekt in allen Phasen transparent dargestellt, um die Bürgerinnen und Bürger bei der Ausgestaltung der zukunftsweisenden Konzepte aktiv einzubeziehen. Zu diesem Zweck wird der Blog blog.jena.de/jenadigital fortgeführt. Tipps, Kritik und Anregungen sind auf diesem ausdrücklich erwünscht.
In vielen IT-Projekten der Stadt kommen bereits leistungsfähige Projektmanagement- und Ticket-Systeme zum Einsatz. Ein solches System wird auch im Rahmen des Projektes verwendet werden, um Prozesse einfacher und effizienter koordinieren zu können.
Wie bereits innerhalb der Bewerbungsphase werden auch bei der Realisierung der einzelnen Teilprojekte viele Akteure aus den unterschiedlichen Handlungsbereichen der Stadt, Wirtschaft, Wissenschaft sowie Bürgerinnen und Bürger beteiligt sein. Um diese miteinander zu vernetzen, wird eine interaktive soziale Plattform eingerichtet, die die Kommunikation zwischen allen Beteiligten vereinfacht und Diskussionen ermöglicht.
Das Management des Gesamtprojektes und der Teilprojekte wird mit dieser Plattform eine Vielzahl informeller Prozesse besser abbilden und Abläufe effizienter organisieren können. Die logische Verzahnung von formalen und informellen Prozessen bildet dabei ein wesentliches Erfolgskriterium bei der Umsetzung des Gesamtprojekts.